Gestione della documentazione
Modulo volto alla generazione, all’archiviazione, all’indicizzazione e all’aggiornamento della documentazione, ovvero dell’informazione strutturata utilizzata con fini di reportistica e di comunicazione interna, garantendo la non ridondanza, la completezza, l’aggiornamento, l’accuratezza, l’accessibilità e l’interpretabilità dei documenti.
Per evitare che la gestione digitale della documentazione e dei report replichi il modello cartaceo, caotico e ingombrante, di archivi non organizzati ed isolati, utilizzate SiV4F Manufacturing e sarete a posto.
Se invece volete sapere come SiV4F Manufacturing opera per prendere spunto da un sistema ingegnerizzato ed efficiente che, senza particolare impegno da parte di chi lo utilizza, facilita la vita lavorativa, prendete carta e penna….
L’avete fatto? Bravi, avete sbagliato!
Il primo passo per la gestione digitalizzata della documentazione è eliminare la carta, quindi, più semplicemente continuate a leggere e se in futuro non vi ricordate qualcosa, potete tornare sul nostro blog in ogni momento oppure, meglio, ci telefonate e vi spiegheremo come migliorare la gestione documentale.
Quindi, dato che il primo punto l’abbiamo già affrontato e che è, come detto, eliminare la carta, cercate uno stagista, uno scanner e a seconda dell’entusiasmo che mostrerà questo giovane talento, in un certo lasso di tempo avrete digitalizzato la vostra documentazione.
No, non è nemmeno questa la strada giusta…
Se ci pensate non è affatto facile trasporre dalle parole ai fatti questa affermazione.
Poiché vogliamo fare le cose bene ed una volta solamente, prima di eliminare la carta va pianificata una strategia.
Questa strategia deve differenziare la documentazione statica da quella che evolve e si modifica nel tempo.
Allo stesso tempo deve individuare ciò che è parte del flusso di lavoro quotidiano da quella utile secondo condizione.
Suddividendo in base allo scopo, è possibile definire le competenze e di conseguenza le necessità e i tempi di fruizione.
Ora che è stata fatta una panoramica completa, mettiamo in conto che potrebbe esserci della documentazione non censita che però influenza l’attività lavorativa, quindi occorre prevedere una procedura di annessione rapida alla strategia anche per questa parte ancora sconosciuta..
Ricordate all’inizio quando ho chiesto di prendere carta e penna? Bene, ecco una parte importante della nostra strategia deve essere l’individuazione delle sorgenti di documentazione e reportistica e prevedere un metodo alternativo ad esso, che renda obsoleta la carta.
Ancora non abbiamo parlato di software e non ne parleremo fino alla fine. Perché la gestione della documentazione è innanzitutto organizzazione dei flussi di lavoro e delle procedure.
Perché allora abbiamo detto che basta SiV4F Manufacturing?
Perché SiV4F Manufacturing è un sistema con dietro un’azienda. Il nostro è un metodo non un processo standardizzato. Quando inseriamo SiV4F Manufacturing nelle aziende, il sistema viene configurato secondo le caratteristiche all’azienda che lo accoglierà per il resto dei suoi cicli.
E da bravi genitori, non abbandoniamo la nostra creatura in un luogo inadatto ad accoglierlo, ecco perché prima, pianifichiamo la migliore strategia per ognuno dei nostri clienti, affinché la possano sfruttare al massimo delle sue potenzialità.
Ma riprendiamo con la gestione documentale, riassumendo i passi fin qua compiuti :
- Analisi della documentazione
- Suddivisione per caratteristiche ed utilizzo
- Digitalizzazione delle fonti di carta
Ci sono sistemi differenti nel flusso di lavoro che gestiscono queste informazioni? Ovviamente sì, dall’ERP al sistema del magazzino, passando tra gli uffici commerciali ed amministrativi e nei reparti di produzione le informazioni vengono distribuite ed utilizzate secondo necessità.
Ora quindi viene la parte più difficile … questi sistemi possono comunicare tra loro scambiandosi queste informazioni?
Se non lo fanno, ci saranno sempre dei buchi nella gestione e, la cosa peggiore che può capitare è quella di dover fare le cose 2 o più volte… magari a mano e per di più utilizzando un foglio di carta per trascrivere!
Ma SiV4F Manufacturing non sta a guardare! Si mette in mezzo e… mette in comunicazione sistemi eterogenei, lasciando inalterato l’ecosistema pre-esistente. Aggiunge funzionalità e organizzazione nei flussi di lavoro, aumenta l’efficienza eliminando le operazioni ripetitive e gli errori umani.
L’obiettivo è : fare le cose una sola volta e nel modo migliore possibile. Una come unica deve essere la versione ufficiale (backup a parte), infatti quando si parla di documentazione, abbiamo tutti avuto problemi trovando due copie diverse dello stesso documento senza indicazione di quale sia la revisione corretta.
Ora è finalmente il turno del sistema intelligente della documentazione che permette il dispacciamento delle informazioni, in modo da avere sempre, al momento giusto, la corretta quantità di informazioni, precise, validate e certificate.
Come avete letto, prima di introdurre un nuovo sistema per la documentazione, occorre essere certi di non avere più carta in circolazione e che le informazioni che gestirà questo sistema continueranno ad essere accessibili laddove servono.
Grazie alla possibilità di utilizzo su qualunque dispositivo mobile, SiV4F Manufacturing, elimina le barriere fisiche, velocizza i tempi di data entry, elimina gli errori umani di trascrizione e, garantisce che ogni servizio di reportistica abbia accesso a tutta la base dati, potendo aggregare e visualizzare istantanee esatte, analisi certe e previsioni accurate.
Avrete capito che, il software è solo la punta dell’iceberg ma, potrebbe essere anche quello che fa affondare la nave se, l’azienda naviga a vista senza i giusti strumenti che il 2021 mette a disposizione degli armatori/imprenditori.
Siamo in estate e sulle onde di questa metafora marittima, se volete provare a fare qualche bordo o, volete veleggiare assieme in una crociera verso la digitalizzazione, i nostri navigatori sono pronti a rispondere a tutte le vostre richieste.
