L'inventario di magazzino di fine anno è la conta fisica di tutto ciò che l'azienda possiede in magazzino alla data di chiusura dell'esercizio, di solito il 31 dicembre. Il codice civile chiede di redigere l'inventario ogni anno (art. 2217 c.c.). In un'azienda di produzione è più difficile che in un negozio: oltre ai prodotti finiti ci sono materie prime, semilavorati fermi a metà ciclo e materiale che sta dai terzisti. Il lavoro che rende la conta veloce e i numeri credibili si fa prima: in ottobre si sistemano anagrafiche e ubicazioni, in novembre si provano le conte sugli articoli critici, in dicembre si fissano la data di blocco, le squadre e le liste.
Questo articolo parla delle quantità: che cosa si conta, come ci si prepara, come si organizza la giornata e che cosa fare delle differenze. Come si valutano le rimanenze in bilancio, a quale costo e con quale metodo, è una questione diversa, da decidere con il commercialista.
Che cosa si conta in un'azienda di produzione: materie prime, semilavorati, prodotti finiti e conto lavoro
La regola di partenza è semplice: si contano i beni di proprietà dell'azienda, ovunque si trovino, e non quelli di altri che si trovano da noi. Il principio contabile sulle rimanenze lo dice in modo esplicito: entrano le giacenze di proprietà presso terzi in deposito, lavorazione o prova, restano fuori quelle ricevute da terzi (OIC 13, par. 18).
In un'azienda di produzione questo vuol dire quattro famiglie, ciascuna con la sua trappola:
- Materie prime e componenti. Sono la parte più facile da contare, se ogni articolo ha un solo codice e una sola unità di misura. Spesso non è così.
- Semilavorati e produzione in corso. Sono i pezzi fermi fra una fase e l'altra: tranciati ma non piegati, lavorati ma non trattati. Si contano insieme all'ordine di produzione e alla fase a cui sono arrivati, altrimenti il giorno dopo nessuno sa più dire che cosa sono.
- Prodotti finiti. Compresi quelli pronti e in attesa di ritiro: se sono ancora dell'azienda o già del cliente dipende dalle condizioni di vendita, e il dubbio va chiarito prima della conta, non durante.
- Materiale presso terzi. Le lamiere dal terzista per il taglio laser, i pezzi dal trattamentista, gli stampi presso un fornitore: non si vedono, ma sono nostri e vanno nell'inventario. Al contrario, il materiale che un cliente ci ha mandato in conto lavoro si conta per tenerlo separato, ma non entra nelle nostre rimanenze.
Perché l'inventario non torna: cinque cause tipiche in produzione
Quando la conta e il gestionale dicono due numeri diversi, la tentazione è correggere il gestionale e chiudere. Le cause però sono quasi sempre le stesse, e conviene conoscerle prima, perché ciascuna si previene in un modo diverso.
- Anagrafiche doppie o ambigue. Lo stesso articolo esiste con due codici: le giacenze stanno su uno, la conta finisce sull'altro, e il risultato è un articolo in eccesso e uno in difetto della stessa quantità. È il problema che descriviamo nella bonifica delle anagrafiche.
- Unità di misura che non si parlano. Si compra a chili o a rotoli, si consuma a pezzi o a metri. Se il fattore di conversione è sbagliato, o è cambiato il fornitore e nessuno l'ha aggiornato, ogni movimento sposta la giacenza un po' più lontano dalla realtà.
- Consumi di produzione dichiarati in ritardo o «da distinta». Il materiale viene scaricato a fine commessa, oppure in automatico secondo la distinta base teorica. Se in reparto si è usato di più (sfridi, scarti, una prova in più) o di meno, la differenza resta sul magazzino.
- Prelievi e rientri non registrati. Il pezzo preso al volo per un'urgenza, il materiale avanzato riportato a scaffale senza movimento. Uno per volta sono piccoli; in un anno no.
- Conto lavoro. Il documento di uscita verso il terzista è registrato, il rientro no; oppure il pezzo torna con un codice diverso da quello con cui è partito; oppure il terzista ha scartato qualcosa e nessuno l'ha saputo.
Ognuna di queste cause lascia una traccia riconoscibile nelle differenze: ci torniamo più sotto.
Lo stesso articolo compare nel gestionale con due codici diversi?
Prima della conta conviene sistemare le anagrafiche: doppioni, unità di misura, articoli fermi da anni. È il lavoro di ottobre, e senza quello la conta difficilmente torna.
Come si fa la bonifica delle anagraficheCome preparare l'inventario di fine anno: che cosa fare a ottobre, novembre e dicembre
Un inventario preparato a metà dicembre si fa in fretta, e un inventario fatto in fretta raramente torna. Il calendario che segue distribuisce il lavoro su tre mesi.
| Mese | Che cosa si fa | Chi |
|---|---|---|
| Ottobre | Si sistemano le anagrafiche (doppioni, articoli senza movimenti da tempo, unità di misura e conversioni). Si verifica che ogni posto del magazzino abbia un codice di ubicazione e che ogni articolo abbia la sua. Si fa l'elenco del materiale presso i terzisti | magazzino, acquisti, ufficio tecnico |
| Novembre | Si fanno conte di prova sugli articoli critici: quelli di valore più alto, quelli che si muovono di più, quelli che l'anno scorso hanno dato le differenze più grandi. Dove la conta non torna, si cerca la causa e si corregge quella, non solo il numero. Si chiede ai terzisti quando manderanno la conferma delle giacenze | magazzino, produzione |
| Dicembre | Si fissano data e ora di blocco: ultimo documento di entrata e di uscita registrato, ultima dichiarazione di produzione. Si preparano le liste di conta per zona e si formano le squadre. Si decide come trattare i semilavorati: quali fasi chiudere o dichiarare prima della conta. Se le spedizioni si fermano, si avvisano clienti e fornitori | magazzino, produzione, amministrazione |
La data di blocco è la decisione più importante del calendario: dice da quale momento in poi ogni movimento appartiene all'anno nuovo. Un documento di consegna registrato il giorno dopo con la data del giorno prima basta a creare una differenza che nessuna conta spiegherà.
Il giorno della conta: come fare l'inventario di magazzino passo per passo
- Fermare i movimenti, o separarli. Se il magazzino non si può fermare, ciò che entra durante la conta va in una zona dedicata e non si conta; ciò che esce si registra a parte.
- Contare per zone, a coppie. Una persona conta, l'altra scrive. Ogni zona è assegnata a una sola squadra.
- Contare senza vedere la quantità attesa. La lista riporta articolo e ubicazione, non quanto «dovrebbe» esserci: chi conosce il numero atteso tende a ritrovarlo.
- Segnare ciò che è contato. Un cartellino o un'etichetta su ogni ubicazione finita evita buchi e doppi conteggi.
- Ricontare solo dove serve. Una seconda squadra riconta gli articoli in cui la differenza supera una soglia decisa prima, in quantità o in valore. Ricontare tutto costa una seconda giornata; non ricontare niente lascia passare gli errori di conteggio.
- Semilavorati con ordine e fase. Ogni gruppo di pezzi a metà ciclo si registra con l'ordine di produzione e l'ultima fase completata.
- Il materiale di terzi da una parte. Si conta, si identifica, e resta fuori dalle rimanenze dell'azienda.
Se l'azienda ha un revisore, i principi di revisione prevedono di norma che assista alla conta fisica (ISA Italia 501): conviene concordare con lui la data e le istruzioni già a novembre.
Che cosa fare delle differenze inventariali dopo la conta
La differenza inventariale è lo scarto fra la quantità contata e quella che risulta dal gestionale. Va corretta con una rettifica, ma prima conviene leggerla: la forma della differenza dice spesso da dove viene.
| Che cosa si vede | Causa probabile |
|---|---|
| Un articolo in eccesso e uno simile in difetto, della stessa quantità | codici doppi o scambiati |
| Una differenza enorme e «tonda», come una giacenza dieci o mille volte più grande del reale | unità di misura o fattore di conversione |
| Materie prime che a sistema risultano sempre più di quelle reali | consumi scaricati da distinta teorica, sfridi e scarti non dichiarati |
| Materiale presso un terzista che non torna | rientri non registrati, scarti presso il terzista, codici diversi in uscita e in rientro |
| Tante piccole differenze su articoli economici e molto usati | prelievi e rientri non registrati |
Due abitudini rendono utile questo lavoro. La prima: ogni rettifica sopra soglia si registra con la sua causa, anche in una parola sola. A gennaio quella lista è l'elenco delle cose da sistemare. La seconda: gli articoli che hanno dato le differenze più grandi diventano gli articoli critici delle conte di prova del novembre successivo.
Le differenze hanno anche un rilievo fiscale, per esempio quando mancano merci senza una giustificazione documentata: anche questo si valuta con il commercialista.
Che cos'è l'inventario rotativo e quando conviene in produzione
L'inventario rotativo (o ciclico) è un modo diverso di contare: invece di contare tutto in una volta, si contano a rotazione gruppi di articoli durante l'anno, in modo che ciascuno sia contato almeno una volta e gli articoli critici più spesso. La giacenza del gestionale viene confermata, o corretta, un pezzo alla volta.
Conviene quando il magazzino ha molti articoli e fermarsi uno o due giorni costa caro, e quando i movimenti si registrano davvero nel momento in cui avvengono. Al gestionale chiede quattro cose:
- la giacenza per ubicazione, non solo per articolo;
- i movimenti registrati subito, non a fine giornata o a fine commessa;
- la possibilità di contare un'ubicazione mentre il resto del magazzino lavora;
- lo storico delle conte e delle rettifiche, con la loro causa.
Può sostituire la conta di fine anno? I principi di revisione ammettono che la conta fisica avvenga in date diverse dalla chiusura, anche con un inventario permanente, a condizione che i movimenti fra la data della conta e la chiusura siano registrati correttamente (ISA Italia 501). Se nel vostro caso questo basta lo decidono il revisore, se c'è, e il commercialista: dipende da quanto sono affidabili i movimenti registrati durante l'anno.
Una giacenza a sistema che resta vicina a quella reale tutto l'anno?
siWMS registra movimentazioni, ubicazioni e inventario nel momento in cui avvengono, da dispositivi mobili con codici a barre e QR, e permette inventari ciclici. È il presupposto perché la conta di fine anno sia una verifica, non una ricostruzione.
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Domande frequenti
L'inventario di magazzino di fine anno è obbligatorio?
Sì. L'art. 2217 del codice civile chiede di redigere l'inventario all'avvio dell'impresa e poi ogni anno. Come valutare le rimanenze in bilancio si decide con il commercialista.
Chi deve tenere la contabilità di magazzino?
Le imprese che, per due periodi d'imposta consecutivi, superano insieme 5,164 milioni di euro di ricavi e 1,1 milioni di euro di rimanenze: l'obbligo scatta dal secondo periodo successivo. Le soglie sono quelle dell'art. 1 del DPR 695/1996, aggiornate nel 2021. Chi resta sotto queste soglie non è obbligato a tenere la contabilità di magazzino; chi vi è già obbligato ne è esonerato dopo due periodi d'imposta consecutivi sotto anche una sola delle due. L'inventario annuale resta obbligatorio per tutti.
Che differenza c'è tra inventario fisico e inventario contabile?
L'inventario fisico è la conta di ciò che c'è davvero. Quello contabile è la giacenza che risulta dai movimenti registrati nel gestionale. La differenza fra i due è la differenza inventariale.
La merce in conto lavoro presso un terzista va nell'inventario?
Sì, se è di proprietà dell'azienda: il principio contabile OIC 13 include nelle rimanenze le giacenze di proprietà presso terzi in deposito, lavorazione o prova. Conviene chiedere al terzista una conferma scritta delle quantità alla data della conta.
Come si contano i semilavorati?
Insieme all'ordine di produzione e alla fase a cui sono arrivati alla data di blocco. Prima della conta si dichiarano le fasi completate, così il gestionale e il reparto partono dalla stessa situazione.
Si può fare la conta in una data diversa dal 31 dicembre?
I principi di revisione (ISA Italia 501) lo prevedono, a condizione che i movimenti fra la data della conta e la chiusura siano registrati correttamente. Se vale nel vostro caso lo decidono il revisore e il commercialista.
