La distinta base (in inglese bill of materials, BOM) è l'elenco strutturato di tutto ciò che serve per fare un prodotto: componenti, semilavorati e materie prime, ciascuno con la quantità necessaria. Ogni azienda che produce ne ha una, anche quella che dice di non averla: a volte sta nel gestionale, a volte in un foglio Excel, a volte nella testa del capo reparto. Conta poco dove sta; conta se ci si può fidare. Una distinta sbagliata produce ordini ai fornitori sbagliati, giacenze che non tornano e costi di prodotto falsi, in silenzio, finché qualcuno se ne accorge al momento meno adatto.
Questo articolo mostra la distinta base con un esempio, spiega perché quella dell'ufficio tecnico e quella della produzione non sono la stessa cosa, e quali sono i cinque dati da cui dipende tutto il resto. È il seguito della bonifica delle anagrafiche: lì si vedeva come si misurano e si puliscono gli archivi di base del gestionale, distinte comprese; qui come si costruisce una distinta perché regga.
Com'è fatta una distinta base: l'albero e i livelli
«Strutturato», nella definizione, è la parola importante. Una distinta non è una lista della spesa piatta: è un albero. Il prodotto finito sta in cima; sotto ci sono i gruppi e i semilavorati che lo compongono; sotto ciascun semilavorato, i suoi componenti; e così via fino alle materie prime che si comprano. Ogni gradino si chiama livello, e una distinta con più gradini si dice multilivello.
Ogni riga dice quanto serve di quel componente, di norma per un'unità del livello di sopra. Alcuni gestionali permettono una quantità di riferimento diversa, per esempio per cento pezzi o per una tonnellata di impasto: è il caso tipico delle produzioni di processo, come la chimica o l'alimentare.
Un esempio, livello per livello
L'esempio che segue è costruito per mostrare come si legge una distinta: non è il prodotto di un'azienda reale.
Un carrello portautensili, fatto in un'officina che salda, vernicia e assembla:
| Livello | Codice | Descrizione | Quantità | Unità |
|---|---|---|---|---|
| 0 | CAR-100 | Carrello portautensili | 1 | pz |
| 1 | TEL-200 | Telaio saldato e verniciato | 1 | pz |
| 2 | TUB-301 | Tubo quadro 30×30×2 | 4,2 | m |
| 2 | PIA-302 | Piastra di base | 1 | pz |
| 2 | VER-303 | Vernice a polvere | 0,35 | kg |
| 1 | CAS-210 | Cassetto assemblato | 2 | pz |
| 2 | LAM-311 | Lamiera piegata del cassetto | 1 | pz |
| 2 | GUI-312 | Coppia di guide | 1 | coppia |
| 1 | RUO-220 | Ruota piroettante | 4 | pz |
| 1 | VIT-230 | Kit viteria | 1 | kit |
Due cose da notare.
Le quantità si leggono rispetto al livello di sopra, non al prodotto finito. La lamiera è «1» perché ne serve una per cassetto; i cassetti per carrello sono due, quindi per un carrello servono due lamiere. È questa moltiplicazione, fatta dal gestionale livello per livello, che si chiama esplosione della distinta.
Telaio e cassetto sono semilavorati: hanno un codice proprio perché si fabbricano, si possono tenere a magazzino e hanno un costo proprio. Se domani lo stesso cassetto entra in un secondo carrello, la sua distinta si scrive una volta sola e si usa in entrambi.
Per un ordine di 50 carrelli, l'esplosione dice: 50 telai, 100 cassetti, 100 lamiere, 100 coppie di guide, 200 ruote, 50 kit di viteria, 17,5 kg di vernice e 210 metri di tubo. Per il tubo, come si vedrà fra poco, il conto vero è un altro.
Distinta tecnica e distinta di produzione: perché non sono la stessa cosa
In molte aziende la distinta nasce nell'ufficio tecnico, dal disegno: il CAD elenca le parti del prodotto, e quell'elenco diventa la distinta del gestionale. È un buon punto di partenza, ma non è la distinta che serve alla produzione.
- La distinta tecnica (in inglese engineering BOM, EBOM) descrive il prodotto com'è fatto: le parti e come sono raggruppate nel progetto, per funzione.
- La distinta di produzione (manufacturing BOM, MBOM) descrive il prodotto come si fabbrica: in che ordine si assembla, quali semilavorati passano dal magazzino, che cosa si consuma lungo la strada.
Nell'esempio, la vernice a polvere sul disegno non c'è: è una nota a margine («verniciatura RAL…»), non una parte. Nella distinta di produzione invece deve esserci, con la sua quantità, altrimenti nessuno la ordina e nessuno la mette nel costo. Lo stesso vale per l'imballo, per i materiali di consumo che si vogliono tenere sotto controllo, per i semilavorati che esistono solo perché un reparto li passa a un altro.
Vale anche il contrario: un gruppo che nel progetto ha senso, ma che in reparto non si ferma mai a magazzino perché si monta e si usa subito, nella distinta di produzione si può dichiarare fantasma: il gestionale lo attraversa e passa direttamente ai suoi componenti, senza chiedere di produrlo e versarlo.
Le due distinte quindi esistono entrambe, e quella che il gestionale usa per produrre, comprare e calcolare i costi è quella di produzione. Ciò che conta è che ogni modifica del progetto arrivi anche lì, con un passaggio stabilito e una persona che lo fa: se l'allineamento è lasciato alla buona volontà, le due distinte divergono alla prima modifica dimenticata.
Chi fa prodotti a varianti (lo stesso carrello in tre larghezze e quattro colori) ha un passo in più: una distinta che contiene tutte le varianti e regole che scelgono i componenti giusti per ogni ordine. È un tema a sé, quello dei configuratori; i cinque dati che seguono valgono allo stesso modo per ogni variante.
I cinque dati che decidono se una distinta regge
Una distinta può avere tutte le righe giuste ed essere comunque sbagliata. Di solito il problema sta in uno di questi cinque dati.
1. La quantità per unità (coefficiente d'impiego). Va riferita all'unità del livello superiore, come nell'esempio. L'errore tipico è scrivere la quantità per il prodotto finito su un componente di un semilavorato: il gestionale la moltiplica una seconda volta.
2. L'unità di misura, e la conversione con quella d'acquisto. Il tubo si consuma in metri ma si compra in barre da 6 metri; la vernice si consuma in chili ma si compra in scatole. Se la conversione non c'è, o è sbagliata, l'ordine al fornitore è sbagliato anche con una distinta perfetta. È uno degli errori che fanno più danni con meno rumore: una quantità scritta in grammi su un componente gestito in chili, o il contrario, sbaglia il suo costo di un fattore mille.
3. Lo scarto previsto. Il taglio della barra lascia uno sfrido; un processo può perdere materiale lungo la strada. Se la perdita prevista non è nella distinta, il gestionale ordina il minimo teorico e il reparto resta senza materiale. I gestionali la esprimono in due modi: come percentuale che si aggiunge alla quantità, oppure come resa per cui la quantità si divide. Nell'esempio, con uno sfrido del 3% che il gestionale aggiunge alla quantità, i 210 metri di tubo diventano 216,3, cioè 36,05 barre da 6 metri: le barre da ordinare sono 37.
4. La revisione e la data di validità. I prodotti cambiano: un componente viene sostituito, una quota cambia. Una modifica senza data di validità crea due problemi: gli ordini già in corso cambiano sotto i piedi, oppure si continua a comprare il componente vecchio. La distinta deve dire da quando vale la versione nuova, e quella vecchia resta leggibile per i prodotti già consegnati.
5. Il legame con il ciclo di lavorazione. La distinta dice che cosa serve; il ciclo dice come si fa: le fasi, le macchine o i reparti, i tempi. Ogni componente andrebbe legato alla fase in cui si consuma. Senza ciclo, il costo diretto del prodotto è solo materiale; senza il legame con le fasi, il materiale viene chiesto al reparto tutto insieme, anche quello che servirà tre giorni dopo.
Le vostre distinte sono state scritte una volta e mai più riviste?
Prima di costruirne di nuove conviene sapere quanto sono sbagliate quelle che ci sono. Si misura, e si pulisce, anche senza cambiare gestionale.
Come si fa la bonifica delle anagraficheChe cosa ci fa il gestionale: fabbisogni, acquisti, costo del prodotto
Una distinta affidabile non serve a sé stessa: serve a tre calcoli che il gestionale fa al posto delle persone.
Fabbisogni e acquisti. Partendo dagli ordini dei clienti o dal piano di produzione, il gestionale scende la distinta livello per livello: per ogni articolo calcola il fabbisogno lordo, toglie le giacenze e gli ordini già in arrivo e ottiene il fabbisogno netto, e solo il netto scende ai componenti del livello sotto. Se a magazzino ci sono già 20 telai, per 50 carrelli il tubo si compra per 30 telai, non per 50. Con i tempi di consegna dei fornitori e di produzione dei semilavorati, il gestionale dice poi che cosa ordinare e quando, arrotondando ai lotti minimi e ai multipli che il fornitore accetta (la barra da 6 metri ne è un caso). È il calcolo che in inglese si chiama MRP (material requirements planning). Tutto ciò che è sbagliato nella distinta finisce in quegli ordini.
Scarico del magazzino. Molti gestionali, quando la produzione dichiara i pezzi fatti, scaricano dal magazzino i componenti in base alla distinta, invece di registrare ogni prelievo. È comodo, ma vuol dire che le giacenze sono giuste solo se la distinta lo è: se la distinta dice 4,2 metri di tubo, senza sfrido, e il reparto ne usa 4,5, il magazzino si allontana dalla realtà di 30 centimetri a carrello, e se ne accorge solo l'inventario.
Costo del prodotto. La distinta e il ciclo danno il costo diretto, quello di materiali e lavorazioni, e lo calcolano dal basso: il costo dei materiali di ogni livello, moltiplicato per le quantità, più il costo delle lavorazioni del ciclo, risale fino al prodotto finito. Una quantità sbagliata, uno scarto dimenticato, una fase senza tempo: ogni errore della distinta diventa un errore di costo, e un costo sbagliato diventa un preventivo sbagliato. Come al costo diretto si aggiungono i costi indiretti, e come dal costo si arriva al prezzo e al preventivo, è il tema di un articolo a parte.
Come capire se le vostre distinte sono affidabili
Per farsi un'idea bastano alcuni controlli, partendo dai prodotti che si fanno più spesso.
- Consumo teorico contro consumo reale. Per alcuni componenti di valore, confrontate quanto la distinta dice di aver consumato in un periodo con quanto è uscito davvero dal magazzino. Una differenza costante, sempre nella stessa direzione, di solito è una quantità o uno scarto sbagliati.
- Distinte senza ciclo, cicli senza tempi. Se ci sono, il costo diretto di quei prodotti è incompleto.
- Unità di misura incoerenti. Componenti che si comprano in un'unità e si consumano in un'altra senza conversione scritta.
- Componenti fuori produzione in distinte attive. Articoli che non si comprano più, ma che il gestionale continua a chiedere.
- Il giro in reparto. Prendete la distinta di un prodotto e montatelo, sulla carta, con chi lo monta davvero. Quello che manca o avanza viene fuori in poco tempo.
E poi una domanda organizzativa, che vale quanto i controlli: chi può modificare una distinta, e chi lo sa quando cambia? Una distinta che tutti possono correggere, senza traccia di chi e perché, nel giro di qualche mese torna sbagliata anche dopo una pulizia accurata.
Distinte, magazzino e acquisti vivono in sistemi diversi?
Quando distinta, magazzino e acquisti stanno nello stesso gestionale, una modifica fatta una volta arriva a tutti.
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Domande frequenti
Che cos'è la distinta base?
La distinta base, in inglese bill of materials (BOM), è l'elenco strutturato di tutto ciò che serve per fare un prodotto: componenti, semilavorati e materie prime, ciascuno con la quantità necessaria, di norma per un'unità del prodotto che lo contiene. È organizzata ad albero, su più livelli, ed è la base da cui il gestionale calcola fabbisogni, ordini ai fornitori, scarichi di magazzino e costo del prodotto.
Che differenza c'è fra distinta base e ciclo di lavorazione?
La distinta base dice che cosa serve per fare un prodotto: componenti, semilavorati, materie prime e quantità. Il ciclo di lavorazione dice come si fa: le fasi, i reparti o le macchine, i tempi. Servono entrambi, e legati fra loro, per calcolare il costo diretto del prodotto e per sapere quando serve ciascun materiale.
Che cos'è una distinta base multilivello?
È una distinta in cui alcuni componenti sono a loro volta prodotti con una propria distinta, come un telaio saldato dentro un carrello. Il prodotto finito sta al livello 0, i suoi componenti diretti al livello 1, i componenti di questi al livello 2, e così via fino alle materie prime.
Si può gestire la distinta base in Excel?
Per pochi prodotti semplici sì, ma il foglio non esplode i fabbisogni, non scarica il magazzino e non aggiorna i costi da solo: ogni calcolo va rifatto a mano, e ogni modifica va copiata in tutti i file che usano quel componente. Quando i prodotti crescono o cambiano spesso, il foglio diventa la fonte degli errori invece che dei dati.
Che cos'è l'esplosione della distinta base?
È il calcolo che, partendo da una quantità di prodotto finito, moltiplica le quantità livello per livello e restituisce quanto serve di ogni componente e materia prima. Nel calcolo dei fabbisogni (MRP), a ogni passo si toglie anche ciò che è già a magazzino o in arrivo.
Che cos'è un componente fantasma in distinta?
È un gruppo che esiste nella struttura del prodotto ma che non si versa a magazzino: si monta e si usa subito. Il gestionale lo attraversa e chiede direttamente i suoi componenti, senza generare un ordine di produzione per il gruppo.
Chi deve tenere aggiornata la distinta base?
Di solito l'ufficio tecnico per la struttura del prodotto e la produzione per come si fabbrica; conta soprattutto che le modifiche passino da poche persone con un ruolo chiaro, abbiano una data di validità e lascino traccia di chi le ha fatte e perché.
